Francisco Guardeño Roldan
PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN
- La convocatoria
Toda reunión aconseja cursar una convocatoria escrita a todas las personas asistentes, con una semana de antelación, aproximadamente.
En tales convocatorias hay que hacer constar:
- Lugar, día. hora y duración prevista de la reunión.
- Tema (orden del día).Es preferible tema único, dividiéndolo si es preciso en varios subtemas ordenados.
- El objetivo u objetivos. Destacarlos con claridad.
- Indicar claramente lo que se espera del asistente.
- Incitar a que prepare su participación en la reunión.
- Acompañar documentación anexa, de ser necesaria para preparar la participación requerida.
En su conjunto, la convocatoria será parcialmente distinta para cada tipo de reunión. Se adjunta un ejemplo de convocatoria a una reunión participativa.
- Condiciones ambientales y materiales de la reunión.
- Lugar:
Debe procurarse que el lugar destinado a la reunión sea cómodo y funcional.
- Suficientemente amplio, en función del grupo.
- Bien iluminado
- Bajo nivel de ruido
- Independiente de los lugares habituales de trabajo
- Sin teléfono, para evitar interrupciones.
- Equipamiento
- Mesas:
A poder ser, mesas individuales y modulares, que permiten distintas distribuciones, según necesidades de la reunión.
En su defecto, mesas redondas y ovaladas. Tienen más capacidad y permiten la mejor visión de los participantes.
Distribución de las mesas modulares:
En forma circular o cuadrada, para reuniones participativas, o de información ascendente.
En forma de V, para reuniones más dirigidas.
En forma rectangular, para reuniones de discusión o confrontación entre dos partes diferenciadas.
En varios bancos orientados hacia el director, para reuniones informativas descendentes en las que la fase informativa es muy superior a la retroalimentación.
En todo caso las mesas han de ser lo suficiente espaciosas para que se pueda escribir y manejar los documentos necesarios.
- Sillas:
Ni cómodas, ni excesivamente confortables. El exceso de comodidad invita a la relajación y al sueño.
Todas iguales, incluso para el Director. Deben evitarse, en todas las acciones grupales los signos y privilegios de poder.
- Pizarra:
Suficientemente grande y fija. Los papelógrafos tienen la ventaja de que no se destruye lo escrito, pero su pequeña dimensión los hacen poco útiles.
Útiles de escritura tipo rotulador de tinta borrable. Mejor disponer de dos o más colores.
- Retroproyector
Es de utilidad cuando se utilizan gráficos, cuadros, resúmenes, etc., sobre todo para reuniones informativas. Existen dos variedades:
Retroproyector de opacos. Permite la proyección de escritos en un simple papel. Reduce el tiempo de preparación de transparencias, pero es bastante más caso.
Retroproyector de transparencias. Hay que fotocopiar lo que se desea proyectar en una lámina transparente, pero es bastante más barato.
- Magnetoscopio
El uso de cintas de vídeo o películas, puede ser útil en reuniones de formación y muy puntual para otro tipo de objetivos.
- Material de los participantes:
Orden del día de la reunión.
Todos los documentos que se acompañan en la convocatoria para la preparación de la propia intervención.
Papel y útiles de escritura.